Notfallplanung für einen regionalen Versorger

Notfallplanung wird für regionale Versorger immer wichtiger. Zusammen mit 3-core hat ein regionaler Versorger seine Notfallplanung so aufgesetzt, dass sie im Ernstfall schnell Orientierung gibt, Entscheidungen unterstützt und Anforderungen wie NIS2 berücksichtigt. Herausgekommen sind ein Notfall- und Krisenmanagement-Handbuch sowie standardisierte Notfallprozesse für Störungsszenarien.

Hintergrund

Ein regionaler Versorger wollte sein Notfall- und Krisenmanagement weiterentwickeln, weil Störungen in der Versorgung schnell über den operativen Betrieb hinausgehen und eine organisationsweite Lage auslösen können. Im Alltag existierten bereits einzelne Regelungen und Erfahrungswerte, jedoch fehlte eine durchgängige Struktur, die Fachbereiche, Dienstleistersteuerung und Krisenstab zuverlässig verbindet.

Auslöser waren typische Risiken im Versorgerumfeld, etwa Ausfälle bei Dienstleistern und Lieferketten, Stromausfälle, Naturereignisse sowie IT-Sicherheitsvorfälle mit Auswirkungen auf Betrieb, Kommunikation und Entscheidungsfähigkeit. Gleichzeitig stieg der Anspruch, Reaktionen nachvollziehbar zu planen und zu dokumentieren, damit Verantwortlichkeiten auch außerhalb der Routine eindeutig bleiben und Entscheidungen unter Zeitdruck schneller getroffen werden können.

Zielsetzung bei der Notfallplanung für Versorger

Ziel des Projekts war es, eine praxistaugliche Notfallplanung für Versorger zubauen, die im Ernstfall sofort Orientierung bietet und den Krisenstab wirksam unterstützt. Dafür sollten sowohl ein verbindlicher Rahmen als auch konkrete Abläufe entstehen, die in den Betrieb passen und in kritischen Situationen zuverlässig greifen.

Im Fokus standen:

ein Notfall- und Krisenmanagement-Handbuch als verbindliche Grundlage für Rollen, Aufbauorganisation und Zusammenarbeit
definierte Notfallprozesse für zentrale Szenarien wie Dienstleisterausfälle, Stromausfälle, Naturereignisse und IT-Sicherheitsvorfälle
klare Meldewege, Eskalationsstufen und Schwellenwerte, um Notfallorganisation und Krisenstab strukturiert zu aktivieren
umsetzbare Prozessbeschreibungen inklusive Ressourcenbedarf, damit Maßnahmen nicht theoretisch bleiben, sondern im Betrieb funktionieren

Umsetzung

Die Umsetzung wurde so aufgesetzt, dass aus dem Handbuch und den Notfallprozessen nicht nur „Dokumentation“ entsteht, sondern eine Notfallplanung für Versorger, die im Ereignisfall schnell aktiviert werden kann und den Krisenstab wirklich entlastet. Dafür haben wir das Projekt in klaren Arbeitsschritten aufgebaut und eng mit den Fachbereichen gearbeitet.

1. Kick-off und Zielbild festlegen

Zu Beginn wurden Ziele, Geltungsbereich und Schnittstellen geklärt. Dabei wurde definiert, wie Notfallorganisation und Krisenstab zusammenarbeiten sollen und welche Szenarien zwingend abgedeckt werden müssen.

2. Interviews und Ist-Aufnahme in den Fachbereichen

In strukturierten Interviews wurden bestehende Abläufe, Abhängigkeiten und Engpässe erhoben. Der Fokus lag auf realen Arbeitsweisen, Zuständigkeiten, Erreichbarkeiten sowie Melde- und Entscheidungswegen, damit die Notfallplanung für regionale Versorger im Alltag anschlussfähig bleibt.

3. Handbuch für Notfall- und Krisenmanagement erstellen

Auf Basis der Ergebnisse wurde ein anwendungsorientiertes Handbuch entwickelt, das die Aufbau- und Ablauforganisation beschreibt. Es bündelt Rollen, Verantwortlichkeiten, Eskalationslogik und eine gemeinsame Struktur für Lagebild, Entscheidungen und Kommunikation.

4. Notfallprozesse für kritische Szenarien ausarbeiten

Anschließend wurden Notfallprozesse szenariobasiert erarbeitet und einheitlich dokumentiert. Pro Szenario wurden Geltungsbereich, Ziele für den Notbetrieb, Sofortmaßnahmen, Meldewege, benötigte Ressourcen und die Übergabe an den Krisenstab festgelegt.

5. Schwellenwerte definieren und Umsetzung

Damit Eskalationen konsistent und nachvollziehbar erfolgen, wurden Schwellenwerte als Entscheidungshilfe für Notfallorganisation und Krisenstab festgelegt. Abschließend wurden Handbuch und Prozesse vorgestellt, abgestimmt und so übergeben, dass sie in der Organisation auffindbar, verständlich und im Ernstfall direkt nutzbar sind.

Unsere Leistungen für Notfallplanung

Durchführung von Interviews

Interviews mit relevanten Stakeholdern sowie den beteiligten Fachbereichen dienten dazu, Anforderungen, Schnittstellen und bestehende Abläufe aufzunehmen. So konnten Best Practices gezielt integriert werden und die Notfallplanung für Versorger wurde an die realen Betriebsprozesse angepasst.

Individuelle Anpassung des Handbuchs und der Pläne

Auf Basis der erhobenen Anforderungen wurde ein Handbuch erstellt, das Aufbau- und Ablauforganisation des Notfall- und Krisenmanagements klar beschreibt. Rollen, Verantwortlichkeiten, Eskalationslogik und Kommunikationswege wurden so dokumentiert, dass sie im Ernstfall schnell nutzbar sind.

Entwicklung von Notfallprozessen

Für kritische Szenarien wurden Notfallprozesse gemeinsam mit den Fachbereichen ausgearbeitet. Ziel war eine praxisnahe Notfallplanung für Versorger, die konkrete Schritte vorgibt und den Übergang vom operativen Ereignis zur Krisenorganisation sauber unterstützt.

Definition von Geltungsbereichen und Maßnahmen

Für jeden Prozess wurden Geltungsbereich und Zielbild definiert, ergänzt um Notbetriebsziele, Notfallvorsorge und Sofortmaßnahmen. Dadurch ist klar, was wann gilt, welche Mindestleistung erreicht werden muss und welche ersten Schritte einzuleiten sind.

Festlegung von Schwellenwerten

Gemeinsam wurden Schwellenwerte und Eskalationskriterien festgelegt, die die Entscheidung im Ereignisfall erleichtern. Diese Trigger unterstützen den Notfall- und Krisenstab dabei, Lagen einheitlich zu bewerten und frühzeitig in den passenden Modus zu wechseln.

Detaillierte Prozessbeschreibung

Die Notfallprozesse wurden vollständig dokumentiert, inklusive Meldewege, Arbeitsanweisungen und Ressourcenbedarf. Damit entsteht eine Notfallplanung für Versorger, die nicht nur beschreibt, sondern im Ernstfall als konkrete Handlungsgrundlage funktioniert.