Notfallkonzept: Richtlinie, Prozesse und Übung

Wenn an einem Produktionsstandort ein kritisches Ereignis eintritt, zählt nicht nur, ob es einen Plan gibt. Entscheidend ist, ob Rollen, Entscheidungen, Kommunikation und Abläufe im richtigen Moment funktionieren. Für ein produzierendes Unternehmen mit zwei Standorten entwickelte die 3-core GmbH ein Notfallkonzept, das genau diese Handlungsfähigkeit stärkt. Begonnen mit einer Richtlinie über abgestimmte Notfallszenarien bis zur realitätsnahen Übung.

Ausgangslage: Zwei Standorte, viele Abhängigkeiten

Der Kunde betreibt große Produktionshallen an zwei unterschiedlichen Standorten. Beide Standorte sind für den laufenden Betrieb relevant, unterscheiden sich jedoch in Abläufen, Zuständigkeiten, Schnittstellen und organisatorischen Abhängigkeiten. Das bestehende Notfall- und Krisenmanagement sollte deshalb weiterentwickelt und stärker an der tatsächlichen Standortrealität ausgerichtet werden.

Die 3-core GmbH besichtigte beide Standorte, nahm Produktionsumfeld, Abläufe und Schnittstellen auf und führte Interviews mit den relevanten Fachbereichen. Eingebunden wurden typische Funktionen eines produzierenden Unternehmens: Produktion, Technik und Instandhaltung, Arbeitssicherheit/HSE, Standortorganisation, Werkschutz/Security, Logistik, IT/OT, Qualitätsmanagement, Kommunikation sowie verantwortliche Führungs- und Entscheidungsrollen.

So konnten die Notfallprozesse nicht abstrakt entwickelt werden, sondern auf Basis der tatsächlichen Abläufe. Die Gespräche halfen dabei, vorhandene Informationen zu validieren, Annahmen zu überprüfen und die Übung gezielt auf reale Schnittstellen, Zuständigkeiten und Entscheidungswege vorzubereiten.

Der Auftrag: Aus Informationen ein handlungsfähiges System machen

Die 3-core GmbH wurde beauftragt, aus den erhobenen Informationen eine belastbare Struktur für den Notfall- und Krisenfall zu entwickeln. Im Mittelpunkt stand ein Notfallkonzept, das nicht nur Verantwortlichkeiten beschreibt, sondern im Ereignisfall tatsächlich Orientierung gibt.

Der Auftrag umfasste drei Bausteine: eine Richtlinie für die Aufbau- und Ablauforganisation, standardisierte Prozesse für ausgewählte Notfallszenarien sowie ein Onboarding mit anschließender Krisenübung. Dadurch sollte aus vorhandenen Einzelinformationen ein abgestimmtes Vorgehen entstehen — mit klaren Rollen, Entscheidungswegen, Kommunikationsanforderungen und Schnittstellen.

Das Notfallkonzept wurde bewusst praxisnah angelegt. Es sollte nicht nur dokumentieren, was im Ernstfall zu tun ist, sondern die Organisation darauf vorbereiten, unter Zeitdruck handlungsfähig zu bleiben.

Notfallprozesse: Fünf Szenarien konkret durchspielen

Auf Basis der Standortaufnahme und der Fachbereichsinterviews wurden gemeinsam mit dem Kunden fünf Notfallszenarien ausgewählt. Entscheidend war, dass die Szenarien zur tatsächlichen Organisation passten und unterschiedliche Belastungen abbildeten: etwa Ausfälle kritischer Prozesse, Störungen wichtiger Ressourcen, Einschränkungen in Produktionsbereichen oder Ereignisse mit hohem Abstimmungsbedarf.

Für das Notfallkonzept wurden die Szenarien in standardisierte Prozesse überführt. Dabei beschrieb die 3-core GmbH Auslöser, erste Bewertungsschritte, Eskalationspunkte, beteiligte Rollen, Informationsflüsse, Schnittstellen und Entscheidungswege. So wurde sichtbar, wie ein Ereignis von der ersten Meldung bis zur koordinierten Bearbeitung gesteuert werden kann und welche Informationen im richtigen Moment verfügbar sein müssen.

Onboarding und Übung: Vom Dokument in die Anwendung

Nach der Entwicklung von Richtlinie und Prozessen wurden die neuen Strukturen in die Organisation überführt. Das Onboarding vermittelte den Beteiligten, wie Rollen, Eskalationswege, Entscheidungslogik und Krisenkommunikation im Notfall zusammenwirken.

Anschließend wurde eine realitätsnahe Krisenübung durchgeführt. Sie basierte auf den abgestimmten Szenarien und griff die zuvor erarbeiteten Abläufe auf. Ziel war es, das Notfallkonzept unter praxisnahen Bedingungen anzuwenden und zu prüfen, ob Rollen, Informationswege und Entscheidungen im Zusammenspiel funktionieren.

Eine Krisenübung zeigt nicht nur, ob ein Prozess formal beschrieben ist. Sie macht sichtbar, ob die Organisation unter Zeitdruck handlungsfähig bleibt.

Nach Abschluss der Übung erstellte die 3-core GmbH einen kompakten Ergebnisbericht. Dieser fasste Beobachtungen, Feedback der Teilnehmenden und konkrete Empfehlungen zur weiteren Optimierung zusammen.

Ergebnis: Notfallkonzept mit praktischer Wirkung

Am Ende verfügte der Kunde über eine strukturierte Grundlage für sein Notfall- und Krisenmanagement. Die Richtlinie schuf den organisatorischen Rahmen, die fünf Szenarien machten kritische Abläufe greifbar und die Übung überführte die Inhalte in die praktische Anwendung.

Das Notfallkonzept verband damit Regelwerk, Prozesslogik und Training. Der Kunde erhielt keine reine Dokumentation, sondern ein abgestimmtes Vorgehen für den Ernstfall: mit klaren Zuständigkeiten, definierten Abläufen und konkreten Empfehlungen zur Weiterentwicklung.

Der Mehrwert lag vor allem darin, dass die Ergebnisse nicht theoretisch blieben. Durch Standortbegehungen, Fachbereichsinterviews, Szenarioarbeit und Übung entstand ein belastbarer Rahmen, der zur Organisation passt und im Ereignisfall Orientierung gibt.

Sonderbeauftragung: Vertiefung zu NIS-2

Im Projektverlauf wurde deutlich, dass auch NIS-2-bezogene Anforderungen für den Kunden relevant sind. Durch die gute Zusammenarbeit und die bereits geschaffene Grundlage entstand eine Sonderbeauftragung, um diese Themen vertieft zu betrachten.

Diese Erweiterung knüpfte direkt an das Notfallkonzept an. Ziel war es, regulatorische Anforderungen, organisatorische Resilienz und Krisenfähigkeit stärker miteinander zu verbinden und die bestehenden Strukturen gezielt weiterzuentwickeln.

Unsere Leistungen im Projekt

Analyse und Standortaufnahme

Die 3-core GmbH klärte Zielbild, Geltungsbereich, Governance und Vorgehen für das Notfallkonzept. Beide Produktionsstandorte wurden besichtigt, bestehende Unterlagen analysiert und relevante Abläufe, Schnittstellen sowie mögliche Störungsfolgen aufgenommen.

Fachbereichsinterviews und Prozessvalidierung

Das 3-core Team führte Interviews mit relevanten Fachbereichen, darunter Produktion, Technik und Instandhaltung, HSE, Werkschutz/Security, Logistik, IT/OT, Qualitätsmanagement, Kommunikation und verantwortliche Entscheidungsrollen. Die Gespräche dienten dazu, Informationen zu validieren und das Notfallkonzept an den tatsächlichen Abläufen auszurichten.

Interviews mit Fachbereichen

Die 3-core GmbH führte Interviews mit relevanten Fachbereichen wie Produktion, Technik und Instandhaltung, HSE, Standortorganisation, Werkschutz/Security, Logistik, IT/OT, Qualitätsmanagement, Kommunikation und verantwortlichen Entscheidungsrollen.

Richtlinie und Rollenmodell

Die 3-core GmbH erarbeitete eine Richtlinie zur Aufbau- und Ablauforganisation im Notfall- und Krisenfall. Darin wurden Rollen, Verantwortlichkeiten, Eskalationswege, Kommunikationsanforderungen und Entscheidungswege für das Notfallkonzept beschrieben.

Fünf Notfallszenarien und standardisierte Prozesse

Gemeinsam mit dem Kunden wurden fünf relevante Notfallszenarien ausgewählt und abgestimmt. Für diese Szenarien entwickelte das 3-core Team standardisierte Notfallprozesse mit Auslösern, Informationsflüssen, Schnittstellen, Eskalationspunkten und Entscheidungslogiken.

Onboarding, Krisenübung und Ergebnisbericht

Die 3-core GmbH bereitete ein Onboarding sowie eine realitätsnahe Krisenübung vor und führte diese durch. Dabei wurde geprüft, wie das Notfallkonzept in der Anwendung funktioniert. Im Anschluss entstand ein Ergebnisbericht mit Beobachtungen, Feedback und konkreten Optimierungsempfehlungen.

Ergänzende NIS-2-Betrachtung

Aufgrund der guten Zusammenarbeit wurde der Auftrag um eine NIS-2-bezogene Betrachtung erweitert. Dabei wurden regulatorische Anforderungen mit dem bestehenden Notfallkonzept und den entwickelten Strukturen des Notfall- und Krisenmanagements verknüpft.